Mise en place d’une nouvelle messagerie interne pour la gestion des BAT

Découvrez notre nouvelle messagerie interne, conçue pour faciliter les échanges avec vos clients afin de simplifier le suivi des bons à tirer (BAT) et centraliser toutes les communications directement depuis vos commandes.

Un BAT pour chaque produit

Désormais, chaque produit d'une commande dispose de son propre bouton d'envoi du bon à tirer depuis le back-office, permettant ainsi de transmettre chaque BAT individuellement et de suivre les échanges associés.

Des messages personnalisables

Lors de l'envoi d'un BAT, un message par défaut sera automatiquement proposé à l'utilisateur. Celui-ci pourra le modifier avant l'envoi afin d'adapter son contenu à chaque situation.

Le message par défaut sera également configurable pour faciliter la personnalisation des échanges.

De nouvelles notifications par e-mail

Comme actuellement, chaque BAT envoyé fera l'objet d'un e-mail dédié au produit concerné. Le client recevra une notification contenant le message associé ainsi qu'un lien lui permettant d'accéder directement à son espace pour consulter le BAT et échanger avec le back-office.

À chaque nouveau message, une notification par e-mail intitulée « Nouveau message » est envoyée au client pour l'informer qu'une réponse est disponible.
De la même manière, l'utilisateur back-office reçoit également une notification par e-mail lorsqu'un client envoie un nouveau message ou une demande de modification.

Une messagerie avec un historique complet

Une véritable conversation sera désormais accessible depuis le site et le back-office.

Les clients pourront retrouver :

- L'ensemble des messages envoyés et reçus.
- La date et l'heure de chaque échange.
- L'historique des fichiers transmis.

Les échanges seront directement rattachés à la commande sur le back office et affichés chronologiquement.

Une gestion des statuts plus précise

Les statuts des commandes et des BAT évoluent pour mieux refléter leur avancement :

- BAT envoyé : ce statut sera appliqué uniquement lorsque tous les BAT de la commande auront été envoyés.

- Validation de la commande : toutes les étapes de validation devront être terminées pour permettre le passage au statut correspondant.

Nouvel échange après acceptation : si le client envoie un nouveau message après l'acceptation, le statut « BAT accepté » sera automatiquement retiré.

Un espace verrouillé après validation définitive

Une fois le BAT définitivement validé, le client ne pourra plus effectuer de modifications ni envoyer de nouveaux messages concernant celui-ci.
Il conservera néanmoins un accès à l'historique complet des échanges et des fichiers transmis.

L'objectif : offrir un suivi plus précis de chaque BAT, centraliser les échanges et faciliter la collaboration entre les clients et les équipes back-office tout au long du processus de validation.